Quản lý tài liệu: Tầm quan trọng và giải pháp

Bạn đã bao giờ để ai đó chờ đợi trong khi bạn phải lục soát đống giấy tờ trên bàn của mình để tìm một tài liệu quan trọng chưa? Hay phải vật lộn để hoàn thành thời hạn vì bạn đã đánh mất một tập tin máy tính quan trọng? Cho dù bạn làm việc với tài liệu giấy, tệp điện tử hay hỗn hợp cả hai, điều quan trọng là phải giữ cho chúng được sắp xếp ngăn nắp và dễ truy cập.

Bằng cách đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu và luôn có thông tin phù hợp để giao khi bạn cần. Vậy đâu là giải pháp quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay dành cho bạn? Hãy cùng Mstar Corp tìm hiểu ngay về giải pháp được chia sẻ dưới đây nhé!

Quản lý dữ liệu

Quản lý tài liệu là một hệ thống hoặc quy trình được sử dụng để thu thập, theo dõi và lưu trữ các tài liệu điện tử như PDF, tệp xử lý văn bản và hình ảnh kỹ thuật số của nội dung trên giấy.

Quản lý tài liệu có thể giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Nó cung cấp bảo mật tài liệu, kiểm soát truy cập, lưu trữ tập trung, kiểm tra các đường mòn và tìm kiếm và truy xuất được sắp xếp hợp lý.

Tầm quan trọng của quản lý tài liệu 

• Truy cập nhanh chóng: Giúp người dùng tìm kiếm theo loại tài liệu, tên tệp hoặc thể loại nhanh chóng, dễ dàng. Điều này rất có lợi cho năng suất tổng thể của doanh nghiệp vì người dùng có thể truy cập tệp trong khung thời gian ngắn hơn.
• Lưu trữ dữ liệu tốt hơn: Quản lý dữ liệu tốt sẽ giúp bảo vệ dữ liệu tránh bị mất, thất lạc, đồng thời có thể lưu trữ dữ liệu lâu dài.
• Tăng cường bảo mật: Lựa chọn giải pháp quản lý dữ liệu phù hợp, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập tên người dùng và mật khẩu để giới hạn và kiểm soát quyền truy cập vào một số tệp nhất định. Thậm chí có thể tạo cảnh báo về khả năng bị hack hoặc hoạt động trái phép để bảo vệ thông tin của công ty bạn.
• Ít hạn chế về địa lý hơn: Dễ dàng truy cập dữ liệu từ xa, từ mọi vị trí và không gian.

Giải pháp quản lý tài liệu tối ưu, tốt nhất hiện nay

Có rất nhiều giải pháp quản lý dữ liệu dành cho cá nhân, doanh nghiệp lớn nhỏ. Tuy nhiên, giải pháp mà Mstar Corp muốn giới thiệu đó chính là NAS – thiết đáp ứng mọi nhu cầu lưu trữ cũng như quản lý dữ liệu của người dùng. Với NAS nó mang lại những tính năng, ưu điểm nổi bật như:

• Dung lượng lưu trữ lớn, khả năng mở rộng tốt giúp cho NAS Synology có thể lưu trữ và quản lý dữ liệu lâu dài không lo thiếu dung lượng.
• Bộ nhớ đám mây riêng: NAS Synology sẽ cho phép lưu trữ dựa trên đám mây một cách hiệu quả mà không lo dữ liệu bị đánh cắp.
• Sao lưu dữ liệu tự động: Sao lưu dữ liệu nhất quán là không thể thiếu đối với sự phát triển, hoạt động liên tục của 1 doanh nghiệp hoặc tổ chức, đặc biệt là trong trường hợp đĩa cứng của họ gặp sự cố. Khi 1 người đang sử dụng thiết bị NAS, có thể định cấu hình sao lưu tự động sẽ phản ánh bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu hoặc thư mục được tạo cục bộ trên PC.
• Bảo vệ dữ liệu: NAS Synology giúp người dùng bảo vệ và phục hồi dữ liệu 1 cách hiệu quả trước mọi hư hỏng, thảm hỏa.
• Truy cập từ xa: Dễ dàng truy cập dữ liệu ở bất cứ đâu nhờ Quickconnect mà không cần cơ chế chuyển tiếp cổng (port fowarding).

Trên đây là chia sẻ về giải pháp quản lý tài liệu để mọi người tham khảo. Để nhận tư vấn và đặt mua thiết bị lưu trữ NAS như Synology DS220+,  DS1520+, RS4021xs+, DS920+….hãy liên hệ ngay đến Mstar Corp qua thông tin được chia sẻ ở phần dưới chân trang nhé!

—————————————————————————————————————–

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

MSTAR CORP

Hotline: 0943 199 449 – 0909 514 461

Email: [email protected]

Fanpage: https://www.facebook.com/mstarcorp/

Website: https://synologyvietnam.vn

Trụ sở: Tầng 1, 75 Hoàng Văn Thụ, phường 15, quận Phú Nhuận, TP. HCM

Chi nhánh Hà Nội: Tầng 11, tòa nhà Zen Tower, 12 đường Khuất Duy Tiến, P.Thanh Xuân Trung, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội